מטריצת ניהול הזמן של סטיבן קובי
Covey עצמו אומר שניהול זמן הוא לא רק ארגון המשימות שלך. הוא טוען שזו בעצם דרך חיים בפני עצמה. הסיבה לכך היא שהאופן שבו אתה מנהל את הזמן שלך משחק גם הוא תפקיד עצום ברווחה שלך.
" אף פעם אין מספיק זמן לעשות הכל, אבל תמיד יש מספיק זמן לעשות את הדבר החשוב ביותר."
-בריאן טרייסי-
מטריצת ניהול הזמן של Stephen Covey מורכבת מ-4 רביעיות. כל אחד מייצג עדיפות שונה. לכל רבע יש גם פעילויות ספציפיות לניהול שונה, תלוי באיזו הם נמצאים. בואו נסתכל יותר לעומק.
הרביע הראשון
דמיינו צלב. כאשר אתה מצייר אותו, יש ארבעה רווחים ריקים. ארבעת הרווחים הריקים האלה הם ארבעת הרביעים של Stephen Covey. הרביע הראשון הוא זה שבצד שמאל למעלה. זה כולל את כל מה שנכלל בשתי קטגוריות בסיסיות: דחוף וחשוב.
כאן אתה שם את כל המשימות שאתה לא יכול - ואסור - לדחות בשום פנים ואופן. זה לכל דבר שהוא בעדיפות עליונה. זה אומר שאתה צריך לעשות את זה בהקדם האפשרי. שימו בצד את כל הפעילויות האחרות שאתם עושים עד שתסיימו את הפעילות הזו.
לדוגמה, דבר אחד שאתה יכול לשים ברבע הזה הוא מחסור בחשמל בבית. יש הרבה דברים שצריכים חשמל כדי לעבוד, אז אי אפשר פשוט לדחות אותו. מצבים נוספים ששייכים לכאן הם דברים כמו מחלה, תאונות וכו'.
הרביע השני: חשוב אך לא דחוף
הרביע השני קשור לדברים שאתה לא צריך להתמודד איתם מיד. אבל במקרה זה, הן עדיין משימות חשובות. במילים אחרות, הם דברים חשובים, אבל לא דחופים. בדרך כלל הם חשובים יותר בטווח הארוך מאשר בטווח הקצר.
אף אחת מהמשימות ברביע הזה אינה דברים לחיים או למוות. אבל הם עדיין חשובים מאוד לאיכות החיים והרווחה שלך. הדוגמה הטובה ביותר לכך היא הבריאות שלך. הכל בחיים תלוי בבריאות שלך, אז חשוב לשמור על עצמך. לא לטפל בעצמך אולי לא יעשה משהו נורא בטווח הקצר, אבל זה יכול להיות הרסני לטווח ארוך.
כמה דברים נוספים שמתאימים למרחב הזה הם משימות כמו הכנה למבחני גמר או שמירה על מערכת יחסים בריאה עם חברים ושותפים. זה גם קשור לדברים כמו להתאמן ולעדכן את עצמך בחדשות.
הרביע השלישי: דחוף אבל לא חשוב
זהו אחד הרבעים הקשים ביותר. לא תמיד קל להבין בדיוק אילו משימות או פעילויות שייכות לו. למה? כי הדחיפות שלהם מושכת את תשומת לבך. אבל זה שהם מושכים תשומת לב לא אומר שהם באמת חשובים.
זה הרביע שבו אתה שם את כל הדברים המיותרים שאתה עושה מתוך הרגל או במקרה. לדוגמה, אתה נתקל במישהו ועוצר לשוחח לשנייה. או שאתה נשאב לוויכוח ברשתות החברתיות על משהו טריוויאלי למדי.
הרביע הרביעי: לא דחוף או חשוב
הרביע הרביעי שייך לכל מה שבעצם חסר טעם. אלה דברים שהם בכלל לא דחופים, וגם לא מאוד חשובים. אבל הרבה מהם איכשהו בסופו של דבר הם דברים שגוזלים הרבה מזמננו.
זהו הרביע שבו אתה שם דברים מיותרים כמו בדיקת האימייל שלך כל חמש דקות. או לשלוח הודעות טקסט למרות שלשניכם אין באמת משהו חשוב להגיד. דוגמאות נוספות הן צפייה בטלוויזיה וקניות באינטרנט.
ניהול זמן טוב
רוב האנשים שמשתמשים במטריצת ניהול הזמן של Stephen Covey מבינים בסופו של דבר שהרבעים הראשונים שהם ממלאים הם 1 ו-3. קל למלא את הרבעים הדחופים-החשובים והדחופים-אבל-לא-חשובים.
קובי אומר שזה קורה כי אנחנו בדרך כלל רואים הכל כדחוף. הוא גם אומר שתחושת הדחיפות הזו היא שמלחיצה אותנו כל כך. לכן ללמוד להתמודד טוב יותר עם שני המרחבים האלה יכול לעזור לך להיות טוב יותר בניהול זמן באופן כללי.
יוצר הדגם אומר שכדאי להתמקד בעיקר ברביע 2. לדבריו, שם תמצאו רווחה ואושר. אם אתה יכול לקבל תמונה ברורה מה הולך שם ולהתמקד בזה, מטריצת ניהול הזמן של סטיבן קובי תעשה את העבודה שלה.
