איך לנהל את הזמן ולהיות יעיל יותר?

למרבה האירוניה, לדעת איך לנהל את הזמן היא מאתגרת עבור כולם, אבל לעתים קרובות, אין לנו זמן להתייחס ל"זמן". עם זאת, להשקיע מעט זמן בניתוח כיצד אנו מבלים את זמננו וחשיבה כיצד להשתמש בו בצורה יעילה יותר שווה את הזמן. ניהול הזמן שלנו כדי לבצע את העבודה שלנו בצורה יעילה יותר אפשרי, זה לוקח רק מעט זמן.

אחרי הכל, הזמן עובר מהר וככל שתמשיכו יותר מבלי להתייחס אליו, כך תבזבזו יותר ממנו. וככל שתבזבז יותר אנרגיה כך תפספס יותר הזדמנויות. זו הסיבה שהכרחי שתנתח את הדרך שבה אתה מנהל את הזמן. זה יעזור לך לנתח את מה שאתה צריך לשנות ולאחר מכן ליישם את השינויים האלה.

שמתם לב כמה חשובה המילה זמן כאן? בואו נסתכל מקרוב על איך אתה יכול לנהל את הזמן שלך ביעילות.

21 טיפים לניהול זמן ולהיות יעיל יותר

ניהול זמן הוא מורכב והוא נע בין הגדלת הפרודוקטיביות לאיזון בין עבודה לחיי משפחה ולעשות זאת מבלי להיקלע לשחיקה. הכל עוסק בין היתר בשינוי הרגלים ובהקמת יעדים ארוכי טווח.

תכנון ותעדוף הם בסיסיים להשתלטות על חייך וזמנך; ללא קשר לעיסוקך. המחבר ג'ורי מקיי מציע 21 אסטרטגיות לניהול זמן ביעילות.

גלה כיצד אתה מבלה את הזמן שלך כרגע

1. הבינו מדוע חשוב לדעת לנהל את הזמן שלכם. ניהול זמן אינו עניין של לחנוק את הפחד מבזבוז זמן. מדובר בהבנת היתרונות החזקים של שימוש מושכל בו.

2. היה מציאותי לגבי כמה עבודה אתה יכול באמת לסיים ביום. אולי אתה חושב על זמן כעל משאב שאתה פשוט לא יכול לקבל מספיק ממנו, אבל יותר ממנו לא בהכרח יתורגם לפרודוקטיביות. הצורה הפשוטה ביותר של ניהול זמן היא לתזמן מתי ואיפה תעבוד ולדבוק בה.

3. גלה היכן אתה מבזבז את זמנך. ככל שתבין יותר איך אתה מבלה את היום שלך, כך מאמצי ניהול הזמן שלך יהיו בעלי השפעה רבה יותר.

4. הגדר יעדים יומיים והתראות לגבי האופן שבו אתה מבלה את הזמן שלך. לאחר שתהיה לך סקירה כללית עליו, תוכל להתחיל לבצע שינויים יומיים.

5. צרו שגרת בוקר מעוררת מוטיבציה. אחד טוב יכול להכין אותך ליום עבודה פורה ומשמעותי שכן תצפה לדחיפה החיובית ממנה תנצל לאורך שאר היום.

6. תגידו לא לריבוי משימות. מחקרים מראים שבלתי אפשרי לבני אדם להתרכז ביותר ממשימה אחת בו זמנית. בכל פעם שאתה מוצא את עצמך מאבד מיקוד, עצור וכתוב מה אתה חושב לפני שתחזור למשימה שלפניך.

תעדוף עבודה משמעותית והאציל את השאר

ברגע שאתה מגלה לאן הולך כל הזמן שלך, אתה צריך להחליט מה אתה צריך ומה לא צריך לעשות עם זה, מסביר MacKay. בכדי לעשות את זה:

7. זהה את העבודה הדחופה והפרד אותה מהשאר. הבחנה בין מה שדחוף למה שלא; מה שחשוב ממה שלא, עוזר לך לתעדף את המשימות שלך ולפתח לוח זמנים שיאפשר לך לעשות יותר מהעבודה החשובה ופחות ממה שלא חשוב.

8. ראשית, תעדוף; לאחר מכן, תעדוף, ולבסוף תעדוף. זהה מהן המטרות העיקריות שלך והתמקד בהן באמת.

9. השתמש בכלל 30X כדי להאציל משימות נוספות. MacKay מציע לפעול לפי הכלל שהוצע על ידי רורי ואדן, מחבר הספר " דחיית בכוונה". הכלל קובע שאתה צריך לתת פי 30 מהזמן שלוקח לך להשלים משימה כדי לאמן מישהו אחר לעשות אותה.

השקעת זמן להכשיר מישהו שאליו תוכל להאציל מחזירה לך רווח נקי של כ-1100 דקות בשנה. או, כפי שאומר ואדן, עלייה של 733% ב-ROTI שלך (החזר של הזמן המושקע).

10. החזר את ה"לא" לאוצר המילים שלך. לפי מאמר של אוניברסיטת שיקגו, שפורסם בכתב העת למחקר צרכנים, שאומר "אני לא אעשה משהו", במקום "אני לא יכול לעשות משהו", אפשר למשתתפים להפריד את עצמם מהתחייבויות לא רצויות הרבה יותר בקלות.

קבע לוח זמנים יומי יעיל

לאחר שהשלמת את כל האמור לעיל, הגיע הזמן לעצב לוח זמנים שבאמצעותו תוכל לנהל את הזמן שלך בצורה יעילה יותר.

11. קבע לוחות זמנים, לא מועדים. כאן מקיאי נעזר בעצתו של ג'יימס קליר, מחבר הספר הרגלים אטומיים. הוא קובע שבמקום לתת לעצמך דד-ליין להשלים משהו ואז להרגיש כישלון אם לא תצליח, אתה צריך, לעומת זאת, לבחור את המטרה הכי חשובה ואז לקבוע את לוח הזמנים שלך לעבוד על זה בהתאם.

12. תכנת את המטרות שלך עם הזמן, לא לפי משימות. במקום זאת, קחו את המשימות הגדולות וחלקו אותן למפגשים מתוזמנים. על ידי ארגון היום שלך על ידי תזמון הזמן שלך במקום העבודה שלך, אתה יכול לעבור מניהול לוח הזמנים שלך סביב תאריך לא ידוע (עבודה) לשעה ידועה.

13. קבע זמן להפסקות והפסקות. תצטרך זמן לנוח ולהניח שיהיו הפרעות - לא לתכנן עליהן יהיה כאוטי. או שמגיעות הפרעות או שהגוף שלך אומר לך שאתה צריך לקחת הפסקה. אם לא תכננת את זה, אז התוכנית המנוסחת המושלם שלך תקרוס פתאום ברגע שזה יקרה.

הקצו זמן

14. הפרד את הזמן שאתה מקדיש להכנת מהזמן שאתה מקדיש לניהול. קל מאוד למלא את הימים שלך במשימות אדמיניסטרטיביות ולא להשאיר מספיק זמן לעבודה שצריך לעשות. עשייה שונה בהרבה מניהול.

15. קבצו את הפעילויות שלכם לאורך השבוע ונצלו את המומנטום שאתם צוברים מהתחלה יעילה. חוקי התנועה הראשונים של ניוטון חלים גם על פרודוקטיביות:

השתמש במיקום לטובתך כדי לנהל את הזמן

לוח השנה או לוח הזמנים שלך אינם הכלים היחידים לניהול זמן שיש לך. MacKay מציע כמה דברים שתוכל להשתמש בהם במקום העבודה שלך שיכולים להשפיע על אופן העבודה שלך.

16. נסה את טכניקת הפופקורן של Workstation במקום העבודה כדי לפתוח את הזמן שלך. שינוי מקום עבודה במהלך היום יכול להיות דרך מצוינת לשמור על מוטיבציה ותפוקה. הטכניקה הזו של ג'ואל רוניון עובדת כך:

• ראשית, רשום את כל המשימות שעליך לבצע היום.
• שנית, חלקו את הרשימה ל-3 חלקים שווים (או לשלוש קבוצות).
• לבסוף, בחר 3 מיקומים שונים עבור כל קבוצת עבודה.

17. עבוד עם מחזור האנרגיה הטבעי של הגוף שלך. כמו כן, עבוד על ידי עשיית מה שטוב לך. כך שאתה לא חושב רק על ניהול הזמן שלך אלא גם על האנרגיה שלך.

הגן על הזמן שלך

לעולם לא יחסרו דברים לעשות שידרשו את הזמן שלכם. אתה צריך ללמוד להגן עליו כדי להימנע משימוש בו לחסרונך. MacKay מציע את העצות הבאות:

18. השתמש בעצלנות אסטרטגית כדי לעבוד על הדברים הנכונים. המושג "עצלות אסטרטגית" מתייחס לתעדוף עבודה ומשימות חשובות ולאפשר לעצמו להתעצל באלו שאינם חשובים.

19. הפוך את הזמן הלא נתון שלך לאוטומטי לאורך היום. חשוב להבטיח שמפגשי העבודה המתוזמנים שלך יתפתחו בצורה חלקה. לשם כך, חשוב מאוד להגן על עצמך מפני הסחות דעת.

ישנם כלים שיעזרו לך לתקשר לאחרים שאתה לא זמין ברגע נתון. אם זה לא עובד בשבילך, אז אתה יכול לחפש דרכים אחרות כדי ליידע אנשים שאתה עובד באותו הרגע ואי אפשר להטריד אותך.

שיטת איבי לי

20. השתמשי בשיטת אייבי לי כדי לסיים את היום כמו שצריך. אייבי לי הציע את השגרה היומית הפשוטה הזו בת חמישה שלבים כדי להשיג פרודוקטיביות מקסימלית:

• ראשית, בסוף כל יום עבודה, כתוב את ששת הדברים החשובים ביותר שאתה צריך להשיג מחר. (אל תכתוב יותר משש משימות.)
• שנית, תעדוף את שש המשימות האלה לפי סדר החשיבות.
• שלישית, למחרת, התרכז רק במשימה הראשונה. עבדו עד שתסיימו אותה לפני שתעברו למשימה השנייה.
• לאחר מכן, התקרב לשאר הרשימה שלך באותו אופן. ואז, בסופו של יום, העבר כל פריט שלא גמור לרשימה חדשה של שש משימות ליום הבא.
• לבסוף, חזור על תהליך זה בכל יום עסקים.

21. אל תשכח את היתרונות של זמן פנוי. כי ניהול זמן לא אומר שיש יותר זמן לבלות בעבודה. מדובר באיזון בין העבודה והחיים האישיים שלך, מה שישמור אותך בריא ומאושר. כלומר, אתה חייב שיהיה לך מספיק זמן למנוחה, הרפיה וסוציאליזציה. ואפילו על שלא עשיתם כלום אם תבחרו כך.

איך לנהל את הזמן: מסקנה

ניהול זמן והיות פרודוקטיבי יותר הוא יעד בר השגה וזה בהישג יד של כולם. עם זאת, עליך להיות מודע לכך שאתה צריך לעצור ולחשוב על מה שאתה עושה, איך אתה עושה את זה, ומה אתה באמת רוצה להשיג. אנשים עסוקים לא בהכרח עושים דברים, שלא לדבר על מסיימים אותם.

הקדש קצת זמן (קח כמה שאתה צריך) בניתוח השגרה שלך וחשיבה מחדש על המשימות שלך. תן לאינדיקציות לעיל לניהול זמן להיות הקווים המנחים שלך כדי להפוך את העבודה, הלימודים והחיים האישיים שלך ליעילים הרבה יותר.