5 טריקים לניהול זמן

במהלך חיי היום-יום אנו מבצעים מספר רב של משימות, ובסיום, לפעמים יש לנו הרושם שלא עשינו את זה מספיק או אפילו שלא עשינו כלום, מה שגורם לנו לתחושת תסכול.

למה אנחנו מרגישים ככה? פשוט לא ניהלנו את הזמן שלנו כמו שצריך.

כדי לנהל את הזמן שלך טוב יותר, אתה יכול להשתמש ב -5 טריקים פשוטים שיעזרו לך להבין מה אתה עושה כל יום ולהשתפר בכל פעילות יומיומית.

1. הגדר מטרה

Stephen covey , בספרו 7 Habits of Highly Effective People, אומר לנו שעלינו להתחיל עם המטרה הסופית בראש.

אבל למטרה זו צריכים להיות מאפיינים מסוימים:

• ספציפי. המטרה צריכה להיות מפורטת ככל האפשר.
• מדיד. חשוב מאוד להיות מסוגל למדוד אם השגת את זה או לא.
• מציאותי. לעתים קרובות אנו מציבים לעצמנו מטרות לא מציאותיות, ולכן עלינו להתאים אותן ולאפשר להגשים אותן.
• פרק זמן קבוע. לכל יעד צריך להיות פרק זמן מוגדר להשלמה. כך נוכל למדוד בקלות אם השגנו זאת או לא.

2. לקבוע סדרי עדיפויות

סטיבן קובי אומר "דבר ראשון" כדי להתייחס להשלכות של ההבחנה בין מה שחשוב ודחוף ומה לא כדי שתוכל לתעדף את המשימות שלך.

Covey יצר ארבעה רבעים שבהם ניתן לסווג כל פעילות:

• דחוף וחשוב.
• לא דחוף אבל חשוב.
• דחוף אבל לא חשוב.
• לא דחוף ולא חשוב.

משימות דחופות הן אלה שדורשות את תשומת הלב המיידית שלך.

משימות חשובות הן כאלה שתורמות למטרות ארוכות הטווח שלך, למטרה שלך בחיים.

3. תכננו את המשימות שלכם

מבחינה מקצועית, ישנן משימות שניתן להגדיר כבעלות תשואות גבוהות (כאלה שמכניסות הרבה רווח), ואחרות כבעלות תשואות נמוכות (כאלה שמכניסות מעט רווח).

יש להתמודד עם כל משימה בזמן המתאים ביום או בשבוע כדי שהיא תהיה יעילה. כדאי גם לזכור את הזמן הנדרש לא רק למשימה עצמה, אלא גם לכל מה שהיא כרוכה בה (נסיעות, שיחות טלפון וכו').

לאחר שתתכנן את המשימות שלך, עליך להקדיש מעט זמן לנסיבות בלתי צפויות שעלולות להיווצר כדי שתוכל לטפל בהן אם יעשו זאת.

4. הקדישו זמן

כל דקה שאנו מקדישים למשימה, במיוחד אם מדובר במשימה בעלת החזר גבוה, צריכה להיות מוגנת כך שלא יהיו הפרעות.

מקובל להפריע לשיחות טלפון, מיילים וכו', אך עלינו להתמקד בהקצאת פרק זמן קבוע בכל יום להקדיש למשימה קונקרטית.

טים פריס, בספרו The 4-Hour Work Week, מגדיר הפרעה ככל דבר שמונע ממך להשלים משימה. הוא מבחין בין שלושה סוגים של הפרעות:

• אלה שגורמים לך לאבד זמן. אלה הם אלה שניתן להתעלם מהם ללא השלכות מועטות.
• אלה שגוזלים זמן. אלו המשימות החוזרות על עצמן שקוטעות את העבודה החשובה ביותר שלך.
• אלו הנובעים מאי ידיעת האצלה. אלה קורים כאשר אנשים אחרים צריכים אותנו כדי לאמת משימות פשוטות שניתן היה לבצע לבד.

כדי להצליח להפריש זמן, חשוב ללמוד איך להגיד לא לכל מה שלא קשור לפרויקט שלכם או שלא עוזר לכם בשום צורה.

בכל מקרה, אתה יכול להגיד "לא עכשיו" ולהשאיר את המשימה לזמן מתאים יותר.

הפעילויות שאנו עושים הן בעבודה והן בחיינו הפרטיים צריכות להיעשות לפעמים בעצמנו, אבל בפעמים אחרות ניתן להאציל אותן כדי שתוכל לעבוד בצוות. לכן, חשוב ללמוד כיצד להאציל.

5. מדוד את התוצאות

לאחר שהגדרתם יעד והשלמתם את המשימה, עליכם למדוד האם השלמתם את המשימה בהצלחה במסגרת הזמן שהגדרתם.

אם לא השגת את התוצאה שרצית, תוכל להעריך אם המטרה שלך הייתה ריאלית או לא ולבצע התאמות כדי לאפשר זאת.

ניהול נכון של הזמן שלך הוא צעד לקראת הצלחה בעבודה ובחיים. לדעת מה אתה עושה, מתי אתה עושה את זה ואיך אתה עושה את זה חיוני להגשמת החלומות שלך.